Déclaration relative à la protection des données
1. Objet de la présente déclaration
La protection de vos données personnelles est importante pour Activ New Job SA.
La présente déclaration explique comment nous collectons, utilisons, conservons et transmettons les données personnelles des candidats, collaborateurs temporaires, employés, clients, prospects et utilisateurs de notre site Internet.
Nous traitons les données personnelles conformément à la Loi fédérale suisse sur la protection des données — LPD — ainsi qu’aux autres dispositions légales applicables.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
ACTIV NEW JOB SA
Place des Charmilles 3
1203 Genève
Suisse
Téléphone : 022.329.17.11
E-mail : anj@anjob.ch
Toute question concernant le traitement de vos données personnelles peut être adressée aux coordonnées ci-dessus.
3. Personnes concernées
La présente déclaration concerne notamment :
– les candidats à un emploi fixe ou temporaire ;
– les travailleurs temporaires et collaborateurs placés en mission ;
– les anciens candidats et anciens collaborateurs ;
– les personnes de référence indiquées par les candidats ;
– les représentants et employés de nos entreprises clientes ;
– les prospects, fournisseurs et partenaires ;
– les utilisateurs de notre site Internet.
4. Données personnelles collectées
Dans le cadre de nos activités de recrutement, de placement et de location de services, nous pouvons notamment traiter les données suivantes :
– nom, prénom, date de naissance et coordonnées ;
– adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail ;
– photographie, si elle figure dans le dossier de candidature ;
– curriculum vitae et lettre de motivation ;
– diplômes, certificats, attestations et qualifications professionnelles ;
– expériences professionnelles, compétences et connaissances linguistiques ;
– disponibilités, mobilité, permis de conduire et moyens de transport ;
– autorisations de travail, permis de séjour et informations relatives au droit de travailler en Suisse ;
– prétentions salariales et conditions d’engagement souhaitées ;
– évaluations réalisées durant la procédure de recrutement ;
– notes prises lors des entretiens téléphoniques, en ligne ou en présentiel ;
– références professionnelles et informations communiquées par les anciens employeurs ou personnes de référence ;
– échanges par e-mail, téléphone, messagerie ou formulaire de contact ;
– informations nécessaires à l’établissement et à l’exécution du contrat de travail ou de mission ;
– coordonnées bancaires nécessaires au paiement du salaire ;
– numéro AVS et informations nécessaires aux assurances sociales, à la prévoyance professionnelle et aux obligations administratives ;
– données relatives aux heures de travail, absences, vacances, indemnités et frais professionnels ;
– informations techniques liées à l’utilisation de notre site Internet.
Nous ne collectons que les données nécessaires à nos activités, à l’évaluation de l’aptitude d’un candidat, au placement professionnel ou à l’exécution d’une relation contractuelle.
5. Données personnelles sensibles
Dans certaines situations, nous pouvons être amenés à traiter des données personnelles sensibles, par exemple des informations relatives à la santé, à la capacité de travail, aux accidents, aux mesures d’accompagnement ou à certaines procédures administratives.
Ces informations ne sont traitées que lorsqu’elles sont nécessaires à l’exercice de l’activité professionnelle, à l’exécution du contrat de travail, au respect de nos obligations légales ou avec l’accord de la personne concernée lorsque celui-ci est requis.
Nous ne demandons pas de données sensibles qui ne sont pas nécessaires au poste ou à la mission proposée.
6. Origine des données
Nous collectons principalement les données directement auprès de la personne concernée, notamment lorsqu’elle :
– postule à une offre d’emploi ;
– transmet son CV ou son dossier de candidature ;
– crée un profil candidat ;
– remplit un formulaire sur notre site ;
– participe à un entretien ;
– signe un contrat de travail ou de mission ;
– communique avec notre agence.
Avec l’accord du candidat ou lorsque la loi le permet, certaines informations peuvent également provenir :
– de personnes de référence ;
– d’anciens employeurs ;
– d’entreprises clientes ;
– de plateformes de recrutement ou de réseaux professionnels ;
– de partenaires de recrutement ;
– de sources publiquement accessibles ;
– des autorités ou organismes officiels compétents.
Lorsqu’un candidat nous communique les coordonnées d’une personne de référence, il lui appartient de s’assurer que cette personne a été informée de cette communication.
7. Finalités du traitement
Nous traitons les données personnelles notamment afin de :
– enregistrer et gérer les candidatures ;
– analyser les compétences, qualifications et expériences professionnelles ;
– évaluer l’adéquation d’un profil avec un poste ou une mission ;
– proposer des emplois fixes ou temporaires ;
– présenter des candidats aux entreprises clientes ;
– organiser et conduire des entretiens ;
– vérifier les références professionnelles avec l’accord du candidat ;
– préparer, conclure et gérer les contrats de travail et de mission ;
– assurer la gestion administrative des collaborateurs temporaires ;
– calculer et verser les salaires, indemnités et remboursements de frais ;
– gérer les horaires, rapports de travail, absences, vacances et accidents ;
– effectuer les déclarations nécessaires auprès des assurances sociales, caisses de pension, assurances et autorités ;
– respecter nos obligations légales en matière de travail temporaire et de location de services ;
– gérer les relations avec les entreprises clientes ;
– répondre aux demandes de renseignements ou d’offres ;
– prévenir les abus, fraudes ou utilisations non autorisées de nos services ;
– assurer la sécurité de nos systèmes informatiques ;
– défendre ou faire valoir des droits dans le cadre d’une procédure ;
– améliorer notre site Internet, nos services et nos processus de recrutement.
8. Transmission des candidatures aux entreprises clientes
Dans le cadre de notre activité de recrutement et de placement, certaines données peuvent être communiquées aux entreprises clientes susceptibles de proposer un poste ou une mission correspondant au profil du candidat.
Les informations transmises peuvent notamment comprendre :
– le curriculum vitae ;
– les qualifications et diplômes ;
– les expériences professionnelles ;
– les disponibilités ;
– les compétences professionnelles et linguistiques ;
– les informations nécessaires à l’évaluation de la candidature.
Dans la mesure du possible, nous informons le candidat avant de transmettre son dossier complet à une entreprise cliente.
Les entreprises clientes sont tenues de traiter les données reçues de manière confidentielle et uniquement dans le cadre du recrutement ou de la mission envisagée.
9. Destinataires des données
Lorsque cela est nécessaire, les données personnelles peuvent être transmises aux catégories de destinataires suivantes :
– entreprises clientes et employeurs potentiels ;
– sociétés du même groupe, le cas échéant ;
– prestataires informatiques et hébergeurs ;
– fournisseurs de logiciels de recrutement, de gestion des candidatures ou de gestion des salaires ;
– fiduciaires, comptables, réviseurs et conseillers juridiques ;
– banques et établissements financiers ;
– assurances sociales, assurances-accidents, assurances perte de gain et institutions de prévoyance ;
– caisses de compensation et autorités fiscales ;
– offices cantonaux et fédéraux compétents ;
– organismes responsables des permis de travail et autorisations de séjour ;
– prestataires chargés de la formation, de la sécurité ou de la santé au travail ;
– partenaires de recrutement et plateformes d’emploi ;
– autorités judiciaires ou administratives lorsque la loi l’exige.
Ces destinataires ne reçoivent que les informations nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches.
Nous ne vendons ni ne louons les données personnelles des candidats ou collaborateurs à des tiers.
10. Communication de données à l’étranger
Certains prestataires informatiques, plateformes de recrutement ou entreprises clientes peuvent être situés à l’étranger ou utiliser des serveurs situés hors de Suisse.
Lorsque des données personnelles sont communiquées dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données reconnu comme adéquat par la Suisse, nous prenons les mesures nécessaires pour assurer une protection appropriée, notamment au moyen de clauses contractuelles reconnues ou d’autres garanties prévues par la loi.
Les informations relatives aux pays concernés et aux garanties applicables peuvent être demandées auprès de notre agence.
11. Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Les dossiers des candidats non retenus peuvent être conservés pendant une période raisonnable afin de pouvoir proposer d’autres opportunités professionnelles, sauf opposition de la personne concernée.
Les données relatives aux collaborateurs temporaires, aux contrats, aux salaires, aux assurances sociales et à la comptabilité sont conservées pendant les durées imposées par la législation applicable.
À l’expiration de la durée de conservation, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsque la loi l’exige.
Un candidat peut demander à tout moment que son dossier ne soit plus utilisé pour de futures propositions d’emploi, sous réserve des obligations légales de conservation.
12. Exactitude des informations
Les candidats et collaborateurs sont invités à nous transmettre des informations exactes, complètes et à jour.
Ils sont également priés de nous informer de toute modification concernant notamment leurs coordonnées, leur situation professionnelle, leur permis de travail, leurs disponibilités ou leurs qualifications.
13. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :
– la perte ;
– la destruction ;
– l’accès non autorisé ;
– la divulgation illicite ;
– la modification ;
– l’utilisation abusive.
L’accès aux dossiers de candidature et aux données des collaborateurs est limité aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.
Malgré les mesures de sécurité mises en place, aucune transmission ou conservation électronique ne peut être garantie comme totalement sécurisée.
14. Site Internet et données techniques
Lorsque vous consultez notre site Internet, certaines informations techniques peuvent être collectées automatiquement, notamment :
– l’adresse IP ;
– la date et l’heure de la visite ;
– le navigateur et l’appareil utilisés ;
– le système d’exploitation ;
– les pages consultées ;
– le site depuis lequel vous avez accédé à notre site.
Ces informations peuvent être utilisées pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site, établir des statistiques anonymes et améliorer nos services.
15. Cookies et services externes
Notre site peut utiliser des cookies et des services fournis par des tiers, notamment des outils de statistiques, des cartes, des vidéos, des formulaires, des réseaux sociaux ou des plateformes de recrutement.
Les cookies sont de petits fichiers enregistrés sur l’appareil de l’utilisateur. Certains sont nécessaires au fonctionnement du site, tandis que d’autres permettent d’analyser son utilisation ou d’améliorer l’expérience de navigation.
L’utilisateur peut configurer son navigateur afin de bloquer ou supprimer les cookies. Certaines fonctionnalités du site pourraient alors ne plus fonctionner correctement.
Lorsque la loi l’exige, les cookies non nécessaires ne sont utilisés qu’après avoir obtenu le choix ou le consentement de l’utilisateur.
16. Communications et offres d’emploi
Lorsque vous nous transmettez votre candidature, nous pouvons vous contacter par téléphone, e-mail ou messagerie afin de vous proposer des postes ou missions correspondant à votre profil.
Vous pouvez à tout moment nous informer que vous ne souhaitez plus recevoir de propositions d’emploi ou de communications de notre part.
Les communications administratives nécessaires à l’exécution d’un contrat ou d’une mission ne peuvent toutefois pas toujours être interrompues.
17. Décisions automatisées
En principe, les décisions relatives au recrutement et au placement ne sont pas prises exclusivement de manière automatisée.
Des outils informatiques peuvent toutefois être utilisés pour rechercher, classer ou présélectionner des profils en fonction de critères liés au poste, tels que les qualifications, l’expérience, les compétences, la localisation ou les disponibilités.
Lorsqu’une décision individuelle automatisée produit des effets juridiques ou affecte significativement une personne, celle-ci en est informée conformément aux exigences légales applicables.
18. Droits des personnes concernées
Dans les limites prévues par la législation applicable, toute personne concernée peut notamment demander :
– si nous traitons des données personnelles la concernant ;
– l’accès à ses données personnelles ;
– la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
– la suppression de ses données ;
– la limitation ou l’arrêt de certains traitements ;
– la remise de certaines données dans un format électronique courant ;
– la révocation d’un consentement précédemment donné ;
– des informations concernant les destinataires de ses données ;
– des informations concernant une éventuelle communication de données à l’étranger.
L’exercice de certains droits peut être limité lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat, à la protection de tiers ou à la défense de droits juridiques.
Pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
Nous pouvons demander une preuve d’identité afin d’éviter que des données personnelles soient communiquées à une personne non autorisée.
19. Modifications de la déclaration
Nous pouvons modifier la présente déclaration afin de tenir compte des changements apportés à nos activités, à notre site Internet, à nos outils de recrutement ou à la législation.
La version publiée sur notre site Internet est la version actuellement applicable.
Dernière mise à jour : 07/2026